Beiträge und Zahlungen: Wer bezahlt hat, auf einen Blick

Kein Zahlungsdienstleister dazwischen

Das Geld fließt weiterhin direkt auf das Konto der Gemeinde oder des Vereins — FreizeitHeld verarbeitet keine Überweisungen und nimmt keine Kartenzahlung entgegen. Was die Anwendung liefert, ist die Übersicht drumherum: Wer soll wie viel zahlen, und wer hat schon gezahlt.

Ermäßigt, Geschwisterrabatt, Anzahlung

Beim Einrichten einer Freizeit lässt sich ein Beitrag hinterlegen, dazu wahlweise ein ermäßigter Satz bis zu einem bestimmten Alter, ein Geschwisterrabatt in Prozent, eine Anzahlung mit eigener Frist und ein Fälligkeitsdatum für die Restzahlung. Für Mitarbeitende lässt sich zusätzlich ein eigener, unabhängiger Beitrag festlegen. Der Betrag wird bei der Anmeldung festgeschrieben und ändert sich im Nachhinein nicht von selbst, auch wenn der reguläre Preis später angepasst wird — wer sich vor einer Preiserhöhung angemeldet hat, zahlt weiterhin den ursprünglichen Betrag. Anzahlung und Restzahlung sind dabei reine Fristen zur Orientierung, keine automatische Teilabbuchung.

Woran man sieht, wer noch zahlen muss

Jede Anmeldung zeigt ihren Zahlungsstatus als Ampel: offen, bezahlt, oder Anzahlung erhalten mit dem noch offenen Rest. Eine Übersichtskarte fasst zusammen, wie viel insgesamt noch aussteht und bei wie vielen Anmeldungen. Von dort lässt sich mit einem Klick eine Zahlungserinnerung an alle mit offenem Betrag verschicken — der Text dafür lässt sich wie alle Vorlagen anpassen. Wer sie verschickt und wann, entscheidet allein die Freizeitleitung; es gibt keinen automatischen Mahnlauf im Hintergrund.

Abrechnen auf Papier

Für die Buchhaltung selbst gibt es zwei Ausdrucke: ein Blatt je Familie mit Bankverbindung und Verwendungszweck, Geschwister darin zusammengefasst, und eine Teilnehmerliste für den Zuschussantrag, die Mitarbeitende bewusst nicht mit aufführt.

Häufige Fragen zu Beiträgen und Zahlungen

Können Eltern direkt online bezahlen?

Nein, bewusst nicht. Das Geld läuft weiterhin über das eigene Vereins- oder Gemeindekonto, FreizeitHeld übernimmt nur die Buchhaltung drumherum, kein Zahlungsdienstleister dazwischen.

Wie trägt man eine eingegangene Zahlung ein?

Mit einem Klick auf den Zahlungsstatus einer Anmeldung und der Eingabe des Betrags. Gespeichert wird der Gesamtstand je Anmeldung, nicht jede einzelne Überweisung als Beleg.

Gibt es einen Geschwisterrabatt?

Ja, als Prozentsatz, den FreizeitHeld automatisch auf weitere Anmeldungen mit derselben E-Mail-Adresse anwendet.

Erinnert die Software automatisch ans Bezahlen?

Nein. Anders als beim Freizeitpass ist die Zahlungserinnerung ein manueller Klick — die Freizeitleitung entscheidet, wann eine Erinnerungsmail an alle mit offenem Betrag hinausgeht.

Was kostet eine Freizeit für Mitarbeitende?

Dafür lässt sich ein eigener, meist niedrigerer Beitrag hinterlegen, unabhängig vom Teilnehmerpreis und ohne Geschwister- oder Ermäßigungsrabatt.