Beiträge und Zahlungen: Wer bezahlt hat, auf einen Blick

Kein Zahlungsdienstleister dazwischen

Das Geld fließt weiterhin direkt auf das Konto der Gemeinde oder des Vereins. FreizeitHeld verarbeitet keine Überweisungen und nimmt keine Kartenzahlung entgegen. Was die Anwendung liefert, ist die Übersicht drumherum: Wer soll wie viel zahlen, und wer hat schon gezahlt.

Ermäßigt, Geschwisterrabatt, Anzahlung

Beim Einrichten einer Freizeit lässt sich ein Beitrag hinterlegen, dazu wahlweise ein ermäßigter Satz bis zu einem bestimmten Alter, ein Geschwisterrabatt in Prozent, eine Anzahlung mit eigener Frist und ein Fälligkeitsdatum für die Restzahlung. Für Mitarbeitende lässt sich zusätzlich ein eigener, unabhängiger Beitrag festlegen. Der Betrag wird bei der Anmeldung festgeschrieben und ändert sich im Nachhinein nicht von selbst, auch wenn der reguläre Preis später angepasst wird: Wer sich vor einer Preiserhöhung angemeldet hat, zahlt weiterhin den ursprünglichen Betrag. Anzahlung und Restzahlung sind dabei reine Fristen zur Orientierung, keine automatische Teilabbuchung.

Woran man sieht, wer noch zahlen muss

Jede Anmeldung zeigt ihren Zahlungsstatus als Ampel: offen, bezahlt, oder Anzahlung erhalten mit dem noch offenen Rest. Eine Übersichtskarte fasst zusammen, wie viel insgesamt noch aussteht und bei wie vielen Anmeldungen. Von dort lässt sich mit einem Klick eine Zahlungserinnerung an alle mit offenem Betrag verschicken, der Text dafür lässt sich wie alle Vorlagen anpassen. Wer sie verschickt und wann, entscheidet allein die Freizeitleitung; es gibt keinen automatischen Mahnlauf im Hintergrund.

Kontoauszug hochladen statt abtippen

Jede Anmeldung bekommt einen eigenen Verwendungszweck, etwa FH-3F9A1C2B, in der Bestätigungsmail, im Teilnehmerportal und auf dem Beitragsblatt. Beim Kontoabgleich ladet ihr den Kontoauszug als CAMT oder CSV hoch, FreizeitHeld ordnet die Überweisungen zu, verteilt Sammelüberweisungen auf Geschwister und verbucht alles mit einem Klick, ohne Doppelbuchung, wenn derselbe Auszug zweimal hochgeladen wird.

Abrechnen auf Papier

Für die Buchhaltung selbst gibt es zwei Ausdrucke: ein Blatt je Familie mit Bankverbindung und Verwendungszweck, Geschwister darin zusammengefasst, und eine Teilnehmerliste für den Zuschussantrag, die Mitarbeitende bewusst nicht mit aufführt.

Häufige Fragen zu Beiträgen und Zahlungen

Können Eltern direkt online bezahlen?

Nein, bewusst nicht. Das Geld läuft weiterhin über das eigene Vereins- oder Gemeindekonto, FreizeitHeld übernimmt nur die Buchhaltung drumherum, kein Zahlungsdienstleister dazwischen.

Wie trägt man eine eingegangene Zahlung ein?

Am bequemsten über den Kontoabgleich: Kontoauszug als CAMT oder CSV hochladen, FreizeitHeld ordnet die Überweisungen über den Verwendungszweck der Anmeldung zu, ihr bestätigt mit einem Klick. Einzelne Zahlungen, etwa in bar, tragt ihr direkt am Zahlungsstatus der Anmeldung ein.

Gibt es einen Geschwisterrabatt?

Ja, als Prozentsatz, den FreizeitHeld automatisch auf weitere Anmeldungen mit derselben E-Mail-Adresse anwendet.

Erinnert die Software automatisch ans Bezahlen?

Nein. Anders als beim Freizeitpass ist die Zahlungserinnerung ein manueller Klick. Die Freizeitleitung entscheidet, wann eine Erinnerungsmail an alle mit offenem Betrag hinausgeht. Ist ein Beitrag nach dem Kontoabgleich vollständig, kann auf Wunsch automatisch eine Zahlungsbestätigung an die Familie gehen.

Was kostet eine Freizeit für Mitarbeitende?

Dafür lässt sich ein eigener, meist niedrigerer Beitrag hinterlegen, unabhängig vom Teilnehmerpreis und ohne Geschwister- oder Ermäßigungsrabatt.