Anmeldung für die Gemeindefreizeit online organisieren

Wer eine Gemeindefreizeit organisiert, kennt die Zettelwirtschaft: Ein Anmeldeformular als PDF, Rückläufe per E-Mail oder Papier, und am Ende eine Excel-Tabelle, die von Hand aktuell gehalten werden muss — dazu oft sensible Angaben wie Allergien oder Medikamente, die eigentlich besonders sorgfältig behandelt werden müssten.

Was ein Online-Anmeldeformular für Freizeiten braucht

Freie Felder für Teilnehmerdaten, Zimmerwünsche, Notfallkontakte und Verpflegungsbesonderheiten.
Eine gesonderte, ausdrückliche Einwilligung für Gesundheitsangaben (Art. 9 DSGVO) — getrennt von der allgemeinen Zustimmung zur Datenschutzerklärung.
Eine klare Aufbewahrungsfrist, nach der die Anmeldedaten automatisch gelöscht werden, statt in einer Ablage liegen zu bleiben.
Einen Überblick, wer bereits zugesagt hat, ohne manuell Listen zu pflegen.

So funktioniert es mit FreizeitHeld

Im Formular-Baukasten stellt ihr die passenden Felder zusammen, markiert Gesundheitsfelder als „besondere Kategorie“ (löst automatisch die separate Einwilligung im öffentlichen Formular aus) und legt die Aufbewahrungsfrist fest. Das fertige Formular ist sofort unter einer eigenen Adresse erreichbar — zum Teilen per E-Mail, Rundbrief oder QR-Code auf dem Gemeindebrief.

Anmeldungen laufen direkt im Dashboard auf, exportierbar als CSV, Excel oder PDF für die Freizeitleitung. Wer Zugriff auf die eingereichten Daten hat, wird über Rollen geregelt — nicht jede Person im Gemeindeteam muss dieselben Berechtigungen haben.

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