Gesundheitsdaten im Anmeldeformular — worauf Gemeinden achten sollten

Fast jedes Anmeldeformular für eine Freizeit fragt sie ab: Allergien, Unverträglichkeiten, Medikamente, chronische Erkrankungen. Für die Betreuungsteams sind diese Angaben unverzichtbar — rechtlich gehören sie gleichzeitig zu den am strengsten geschützten Daten überhaupt.

Dieser Beitrag ist eine praktische Orientierung, keine Rechtsberatung. Die verbindliche Bewertung für eure Organisation trifft eure Datenschutz­beauftragte oder euer Datenschutzbeauftragter.

Warum diese Angaben eine Sonderrolle haben

Gesundheitsdaten zählen zu den „besonderen Kategorien personenbezogener Daten“ (Art. 9 DSGVO, entsprechend § 13 DSG-EKD bzw. § 11 KDG). Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt und nur zulässig, wenn ein ausdrücklicher Ausnahmetatbestand greift — bei einer Freizeitanmeldung in aller Regel die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person beziehungsweise ihrer Erziehungsberechtigten.

„Ausdrücklich“ heißt: Die Einwilligung muss sich erkennbar auf genau diese Angaben beziehen. Ein pauschaler Satz am Formularende („Mit dem Absenden stimme ich der Datenverarbeitung zu“) trägt sie nicht.

Vier Punkte für die Praxis

1. Nur abfragen, was das Team wirklich braucht. Für eine Tagesfahrt reicht meist die Frage nach Allergien und Notfallkontakt. Die vollständige Medikamentenliste ist bei einer zweiwöchigen Zeltfreizeit sinnvoll, bei einem Nachmittagsausflug nicht.
2. Zweck im Formular benennen. Ein Satz direkt am Feld — „Diese Angaben sehen ausschließlich die Betreuenden der Freizeit und dienen der Versorgung im Notfall“ — erfüllt die Informationspflicht und senkt gleichzeitig die Hemmschwelle beim Ausfüllen.
3. Einwilligung getrennt einholen. Ein eigenes Häkchen für die Gesundheitsangaben, unabhängig von der allgemeinen Einwilligung zur Anmeldung. So bleibt nachweisbar, worauf sich die Zustimmung bezog.
4. Löschfrist von Anfang an festlegen. Nach der Freizeit werden die Angaben nicht mehr gebraucht. Wer die Frist beim Anlegen des Formulars setzt, muss später nicht daran denken.

Der heikelste Teil: die Verteilung an das Team

In der Praxis entstehen die meisten Probleme nicht beim Formular, sondern danach: Die Teilnehmerliste mit Allergien wandert per WhatsApp ins Mitarbeitenden-Team, liegt als Excel-Datei in drei privaten Postfächern und ist ein Jahr später nirgends mehr vollständig löschbar.

Besser ist ein Ort, an dem die Daten liegen bleiben und an dem geregelt ist, wer sie sehen darf — plus ein Ausdruck für die Notfallmappe, der nach der Freizeit vernichtet wird.

Wie FreizeitHeld dabei hilft

Im Formular-Baukasten legt ihr Gesundheitsfelder mit eigenem Einwilligungstext an. Die Anmeldungen laufen gesammelt im Dashboard auf, Zugriffsrechte gelten pro Organisation und werden über Datenbank-Policies durchgesetzt, und jedes Formular hat eine Aufbewahrungsfrist, nach deren Ablauf die Einreichungen automatisch gelöscht werden. Für die Fahrt selbst exportiert ihr die Liste als PDF oder Excel.

Mehr zum rechtlichen Rahmen für kirchliche Träger steht auf der Seite Kirchlicher Datenschutz: DSG-EKD & KDG.