Meldet sich der oder die Jugendliche selbst an, oder die Eltern?

In aller Regel die Erziehungsberechtigten. Der Einwilligungstext im Formular sollte das ausdrücklich so ansprechen, nicht die Jugendlichen direkt.

Braucht eine reine Konfi-Anmeldung eine Warteliste?

Nicht automatisch. Eine Warteliste, ein Eltern-Zugang mit Anmeldestatus und ähnliche Funktionen entstehen erst, wenn ihr dem Formular eine Kapazität oder ein Startdatum gebt. Dann behandelt FreizeitHeld es technisch wie eine Freizeit.

Was, wenn während der Konfizeit eine Konfi-Freizeit ansteht?

Dafür richtet ihr am besten ein eigenes Formular für die Freizeit ein, mit Kapazität und bei Bedarf einem Freizeitpass für Gesundheitsangaben und Notfallkontakt.

Wie lange werden die Anmeldedaten gespeichert?

Je Formular konfigurierbar, in der Regel für die Dauer des Konfirmandenjahrgangs. Nach Ablauf der eingestellten Frist werden die Daten automatisch gelöscht.

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Ja, 14 Tage, ohne Kreditkarte. Was FreizeitHeld danach kostet, steht auf der Preisseite.

Muss ich das Formular jedes Jahr neu von Grund auf bauen?

Nein. Aus einem bestehenden Formular lässt sich eine eigene Vorlage machen, aus der ihr im nächsten Jahr mit wenigen Klicks eine neue Anmeldung anlegt. Felder und Einwilligungstexte bleiben erhalten, nur Termine passt ihr an.

Konfi-Anmeldung online abwickeln

Ein neuer Konfi-Jahrgang beginnt meist im Spätsommer, und mit ihm die immer gleiche Frage: Wie kommen Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten und Kirchenzugehörigkeit der Jugendlichen möglichst reibungslos und datenschutzkonform ins Gemeindebüro?

Der Ablauf: von der Planung bis zur laufenden Anmeldung

Eckdaten festlegen. Start des Kurses, ungefähre Dauer bis zur Konfirmation und, falls gewünscht, eine Gruppengröße. Ein Formular aus einem früheren Jahrgang lässt sich dafür auch als Vorlage nehmen.
Formular aufbauen. Felder für die Jugendlichen und für die Erziehungsberechtigten zusammenstellen, den Einwilligungstext klar an die Eltern richten.
Veröffentlichen und teilen. Eigene Adresse für Gemeindebrief, Website oder Aushang im Gemeindehaus.
Anmeldungen laufen im Dashboard auf. Ohne hinterlegte Kapazität einfach als Liste; mit Kapazität oder Startdatum zusätzlich mit automatischer Warteliste und persönlichem Zugang für die Familien.
Läuft eine Konfi-Freizeit mit? Dann zusätzlich einen Freizeitpass für Gesundheitsangaben und Notfallkontakt einrichten, bei Bedarf mit einem eigenen Beitrag.
Nach Abschluss des Jahrgangs. Teilnehmerliste exportieren, danach greift die eingestellte Löschfrist automatisch, Details dazu unter kirchlicher Datenschutz.

Checkliste: was vor dem Start geklärt sein sollte

Zielgruppe und Jahrgang: welche Klassenstufe oder welcher Geburtsjahrgang wird angesprochen.
Wer meldet an? Die Erziehungsberechtigten, das gehört klar in den Einwilligungstext, nicht nur in eine Fußzeile.
Läuft eine Konfi-Freizeit oder ein Ausflug mit? Dann Kapazität, Warteliste und gegebenenfalls Freizeitpass und Beitrag von vornherein mitdenken.
Werden Gesundheitsangaben gebraucht? Nur wenn tatsächlich eine Freizeit ansteht. Dann mit eigener, ausdrücklicher Einwilligung, siehe Gesundheitsdaten im Anmeldeformular.
Aufbewahrungsfrist: meist die Dauer des Jahrgangs, danach automatische Löschung.
Wer bearbeitet die Anmeldungen im Gemeindebüro? Rollen und Zugriff vorher klären.
Soll es eine Vorlage für den nächsten Jahrgang geben? Wer das Formular jetzt sauber aufbaut, spart sich im nächsten Jahr den Neuaufbau.

Typische Fristen und Zeitplan

Der Konfirmandenkurs orientiert sich in den meisten Gemeinden am Schuljahr: Start im Spätsommer nach den Sommerferien, oft mit einem Vorstellungsgottesdienst, Konfirmation meist im Frühjahr des folgenden oder übernächsten Jahres. Wie viele Wochen Vorlauf zwischen Anmeldestart und Kursbeginn in eurer Gemeinde üblich sind, hängt stark von der Landeskirche und der eigenen Praxis ab, dazu haben wir keine belastbare, allgemeingültige Zahl gefunden. Sag uns gerne euren Rhythmus, dann ergänzen wir ihn hier, statt zu raten.

Läuft eine Konfi-Freizeit mit, gilt derselbe Rhythmus wie bei anderen Freizeiten: Anmeldeschluss und, falls eingerichtet, die Freizeitpass-Frist stehen vorher fest; Erinnerungen dafür verschickt FreizeitHeld automatisch 14 und 3 Tage vorher.

Welche Felder das Formular braucht, und warum

Name, Geburtsdatum, Kirchenzugehörigkeit der Jugendlichen.
Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten: Sie sind die anmeldende Partei, nicht die Jugendlichen selbst.
Notfallkontakt, besonders wenn eine Freizeit oder ein Ausflug Teil des Kurses ist, mehr dazu unter Notfallkontakte.
Gesundheitsangaben nur, wenn tatsächlich eine Freizeit ansteht (z. B. gesundheitliche Einschränkungen für eine Konfi-Freizeit), mit eigener, ausdrücklicher Einwilligung, dasselbe gilt für die Anmeldung zur Gemeindefreizeit.
Einverständnis zu Fotos: freiwillig und getrennt vom Rest des Formulars.
Unterschrift der Erziehungsberechtigten.

So funktioniert es mit FreizeitHeld

Im Formular-Baukasten legt ihr die passenden Felder für den Konfi-Jahrgang an, formuliert den Einwilligungstext adressiert an die Erziehungsberechtigten und stellt die Aufbewahrungsfrist auf die Dauer des Jahrgangs ein. Das veröffentlichte Formular teilt ihr über eine eigene Adresse, etwa im Gemeindebrief, auf der Gemeinde-Website oder per QR-Code am Aushang.

Eingehende Anmeldungen laufen gesammelt im Dashboard auf und lassen sich für die Konfi-Arbeit als CSV, Excel oder PDF exportieren. Gebt ihr dem Formular zusätzlich eine Kapazität oder ein Startdatum, behandelt FreizeitHeld es wie eine reguläre Freizeit, inklusive Warteliste und persönlichem Zugang für die Familien.

Häufige Fragen zur Konfi-Anmeldung

Meldet sich der oder die Jugendliche selbst an, oder die Eltern?: In aller Regel die Erziehungsberechtigten. Der Einwilligungstext im Formular sollte das ausdrücklich so ansprechen, nicht die Jugendlichen direkt.
Braucht eine reine Konfi-Anmeldung eine Warteliste?: Nicht automatisch. Eine Warteliste, ein Eltern-Zugang mit Anmeldestatus und ähnliche Funktionen entstehen erst, wenn ihr dem Formular eine Kapazität oder ein Startdatum gebt. Dann behandelt FreizeitHeld es technisch wie eine Freizeit.
Was, wenn während der Konfizeit eine Konfi-Freizeit ansteht?: Dafür richtet ihr am besten ein eigenes Formular für die Freizeit ein, mit Kapazität und bei Bedarf einem Freizeitpass für Gesundheitsangaben und Notfallkontakt.
Wie lange werden die Anmeldedaten gespeichert?: Je Formular konfigurierbar, in der Regel für die Dauer des Konfirmandenjahrgangs. Nach Ablauf der eingestellten Frist werden die Daten automatisch gelöscht.
Gibt es eine kostenlose Testphase?: Ja, 14 Tage, ohne Kreditkarte. Was FreizeitHeld danach kostet, steht auf der Preisseite.
Muss ich das Formular jedes Jahr neu von Grund auf bauen?: Nein. Aus einem bestehenden Formular lässt sich eine eigene Vorlage machen, aus der ihr im nächsten Jahr mit wenigen Klicks eine neue Anmeldung anlegt. Felder und Einwilligungstexte bleiben erhalten, nur Termine passt ihr an.

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