Führungszeugnis nach §72a SGB VIII dokumentieren
Wer Ehrenamtliche mit Kindern und Jugendlichen einsetzt, muss erweiterte Führungszeugnisse einsehen, die Einsicht dokumentieren und die Angaben spätestens drei Monate nach Ende der Tätigkeit löschen. In vielen Gemeinden passiert das in einer Excel-Liste, die niemand löscht. FreizeitHeld führt diese Dokumentation für das ganze Team, über alle Freizeiten hinweg.
Eine Liste fürs ganze Team
Die Nachweise gehören zur Person, nicht zu einer einzelnen Freizeit. Mitarbeitende, die sich über den Team-Link einer Freizeit angemeldet haben, übernehmt ihr mit einem Klick, Gruppenleitungen ohne Freizeit legt ihr direkt an. Je Person seht ihr auf einen Blick: Führungszeugnis, Erste Hilfe und Juleica, jeweils gültig, läuft ab, abgelaufen oder fehlt.
Dokumentiert wird die Einsicht, nicht das Dokument
Eingetragen wird, wann und von wem ein Nachweis eingesehen wurde und bis wann er gilt. Das Führungszeugnis selbst wird weder hochgeladen noch abgeschrieben. Gespeichert wird es nur mit der Bestätigung, dass keine einschlägige Eintragung vorlag: Wer eine hat, darf nicht eingesetzt werden, und dann ist auch nichts aufzubewahren. Wie lange ein Nachweis gilt, legt ihr als Träger fest, voreingestellt sind fünf Jahre fürs Führungszeugnis, zwei für Erste Hilfe und drei für die Juleica.
Erinnern und rechtzeitig löschen
Fehlt ein Nachweis oder läuft er bald ab, schickt ihr der Person mit einem Klick eine Erinnerung. Tragt ihr das Ende einer Tätigkeit ein, löscht FreizeitHeld Person und Nachweise drei Monate später automatisch. Liegt der letzte Einsatz in einer Freizeit länger zurück, weist die Liste darauf hin.
Auch in der Freizeit sichtbar
In den Einstellungen jeder Freizeit steht, wer aus dem Team zum Beginn ein gültiges Führungszeugnis hat. Gepflegt wird an einer Stelle, sichtbar ist es dort, wo das Team zusammengestellt wird.
Häufige Fragen
- Ersetzt das die Vereinbarung mit dem Jugendamt?
- Nein. Welche Tätigkeiten ein Führungszeugnis brauchen und wie oft es erneuert wird, regelt eure Vereinbarung nach §72a SGB VIII. FreizeitHeld ist das Werkzeug für die Dokumentation, keine Rechtsberatung.
- Wer sieht die Nachweise?
- Nur Admins und Bearbeitende eurer Organisation, nicht Betrachter:innen. Verlangt eure Organisation eine Zwei-Faktor-Anmeldung, gilt sie auch hier.
- Können wir einen Scan des Führungszeugnisses hinterlegen?
- Nein, absichtlich nicht. Ein Archiv von Führungszeugnissen wäre eine der heikelsten Datensammlungen überhaupt und ist für die Dokumentation nicht nötig.
- Was ist mit Erste Hilfe und Juleica?
- Beide werden genauso geführt, mit eigenem Ablaufdatum.
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