Kontoabgleich: Überweisungen ordnen sich selbst zu
Der Kontoauszug zeigt 47 Überweisungen, die Hälfte mit Verwendungszweck „Freizeit“ oder gar keinem. Wer da von Hand abgleicht, sitzt einen Abend daran. Mit dem Kontoabgleich lädt die Kassenführung den Auszug hoch, und FreizeitHeld schlägt für jede Überweisung vor, zu welcher Anmeldung sie gehört.
Ein Verwendungszweck je Anmeldung
Jede Anmeldung mit Beitrag bekommt einen kurzen, eindeutigen Verwendungszweck, zum Beispiel FH-3F9A1C2B. Familien finden ihn in der Bestätigungsmail, auf der Bestätigungsseite nach dem Absenden, im Teilnehmerportal und auf dem Beitragsblatt. Auch eigene Mailtexte bekommen ihn automatisch, weil er am Zahlungshinweis hängt.
Auszug hochladen, Vorschlag prüfen, verbuchen
Im Onlinebanking den Umsatz-Export als CAMT (camt.052 oder camt.053) oder CSV herunterladen, im Dashboard unter Kontoabgleich hochladen. CAMT bietet jede deutsche Bank an, auch Bank für Kirche und Diakonie und Pax-Bank; die CSV-Exporte etwa von Sparkasse, Volksbank und ING werden ebenfalls erkannt. Abbuchungen werden übersprungen. Treffer über den Verwendungszweck sind schon angehakt, Treffer über den Namen erscheinen als Vorschlag zum Prüfen, alles andere lässt sich per Auswahl zuordnen. Ein Klick verbucht alles auf einmal, über alle Freizeiten hinweg.
Geschwister, Doppelungen, Bestätigung
Überweist eine Familie für zwei Kinder in einer Summe, wird der Betrag auf die Geschwister derselben Anmeldung verteilt. Wird derselbe Auszug versehentlich noch einmal hochgeladen, zählt keine Zahlung doppelt. Wer möchte, schickt Familien, deren Beitrag damit vollständig ist, gleich eine Zahlungsbestätigung per Mail.
Der Auszug bleibt bei euch
Die Datei wird nur gelesen und nicht gespeichert. Für jede verbuchte Zahlung bleibt nur eine Kennung, der Betrag und der Tag, damit nichts doppelt zählt. Namen, IBAN und Verwendungszweck der Überweisung speichert FreizeitHeld nicht. Das Geld läuft weiterhin direkt auf euer Konto.
Häufige Fragen
- Welche Dateiformate gehen?
- CAMT als XML (camt.052, camt.053, camt.054) und CSV aus dem Onlinebanking, auch in der älteren Windows-Zeichenkodierung, die viele Banken noch verwenden. MT940 wird nicht unterstützt; fast jede Bank bietet zusätzlich CAMT oder CSV an.
- Braucht FreizeitHeld Zugriff auf unser Konto?
- Nein. Es gibt keine Kontoverbindung und keine Zugangsdaten, ihr ladet nur den Auszug hoch, den ihr ohnehin herunterladen könnt.
- Was passiert, wenn jemand den Verwendungszweck vergisst?
- Dann sucht FreizeitHeld nach dem Namen des Kindes im Verwendungszweck und schlägt eine Zuordnung vor, die ihr bestätigt. Findet sich nichts, ordnet ihr die Überweisung per Auswahl zu oder lasst sie liegen.
- Kann man Zahlungen weiterhin von Hand eintragen?
- Ja. Barzahlungen oder Einzelfälle tragt ihr wie bisher direkt an der Anmeldung ein.
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