Checkliste: Anmeldung zur Freizeit vorbereiten
Diese Arbeitsliste führt euch vom ersten Planungsgespräch bis zur Abfahrt. Hakt Punkte auf einem Ausdruck ab oder nutzt sie als Gesprächsgrundlage im Team. Welche Angaben und Fristen ihr tatsächlich braucht, hängt von eurer Freizeit und den Vorgaben eures Trägers ab.
Rahmen im Team klären
- Termin, Ort, Zielgruppe, Alter und verantwortliche Kontaktperson festlegen.
- Gesamtzahl der Plätze und gegebenenfalls Kontingente vereinbaren.
- Beitrag, mögliche Ermäßigungen, Anzahlung und Zahlungsfrist beschließen.
- Anmeldeschluss, Rücktrittsregel und Vorgehen bei einer Warteliste festhalten.
Formular vorbereiten
- Nur die benötigten Angaben zur teilnehmenden Person abfragen.
- Erziehungsberechtigte und einen erreichbaren Kontakt für Rückfragen erfassen.
- Prüfen, welche Einwilligungen nötig sind; Gesundheitsangaben getrennt behandeln.
- Festlegen, ob ein späterer Freizeitpass für Notfall- und Gesundheitsangaben sinnvoll ist.
- Formular auf dem Handy testen und eine eigene Probe-Anmeldung durchgehen.
Veröffentlichung und Betreuung
- Anmeldelink auf Website, Gemeindebrief und Einladung einheitlich angeben.
- Eine Person für Rückfragen, Absagen und das manuelle Nachrücken bestimmen.
- Bestätigung und Zugang zum Anmeldestatus aus Sicht einer Familie prüfen.
- Zahlungseingänge und offene Beträge regelmäßig mit dem eigenen Konto abgleichen.
Vor der Abfahrt
- Aktuelle Teilnehmer-, Bus- und Küchenlisten für die zuständigen Personen bereitstellen.
- Noch fehlende Freizeitpässe und Notfallkontakte nachfassen.
- Zugriffsrechte im Team prüfen und festlegen, wer welche Angaben benötigt.
- Nach der Fahrt die vereinbarten Aufbewahrungsfristen beachten.
Wenn ihr die Anmeldung online organisiert
FreizeitHeld bietet Formulare, Plätze mit Warteliste, einen optionalen Freizeitpass und eine Übersicht der Beiträge. Ein Beispiel für den Ablauf findet ihr bei der Jugendfreizeit-Anmeldung.