Freizeitpass: Allergien und Notfallkontakt getrennt vom Anmeldeformular
Ein Anmeldeformular für die Sommerfreizeit fragt Name, Anschrift und Zimmerwunsch ab — und dann, gleich daneben, Allergien und Medikamente. Datenschutzrechtlich ist das eine schlechte Mischung: Gesundheitsangaben nach Art. 9 DSGVO verlangen eine eigene, ausdrückliche Einwilligung und sollten nicht so lange aufbewahrt werden wie eine Anschrift. Der Freizeitpass löst das, indem er ein eigenes, zweites Formular ist.
Ein zweites Formular, erst nach der Anmeldung
Der Freizeitpass ist optional und wird je Freizeit dazugeschaltet. Als Vorlage stehen die üblichen Felder bereit — Notfallkontakt (und ein zweiter), Krankenkasse, Allergien und Unverträglichkeiten, Medikamente, bekannte Vorerkrankungen, Schwimmfähigkeit, Essgewohnheiten, Fotoerlaubnis und ein freies Feld für Sonstiges. Jede Gemeinde kann Felder löschen, ergänzen oder umbenennen. Felder mit Gesundheitsbezug lassen sich einzeln als „besondere Kategorie“ markieren; das blendet im Formular automatisch eine gesonderte Einwilligung dafür ein, getrennt von der allgemeinen Zustimmung zur Anmeldung.
Wie Familien ihn ausfüllen
Ausgefüllt wird der Freizeitpass nicht bei der Anmeldung, sondern später, über einen persönlichen Zugangscode aus der Bestätigungsmail — ohne Konto, ohne Passwort. Bis zur eingestellten Frist lässt er sich jederzeit erneut öffnen und ändern; eine neue Antwort ersetzt dabei die alte. FreizeitHeld erinnert automatisch 14 und 3 Tage vor der Frist per Mail an alle, die noch nicht geantwortet haben, und die Freizeitleitung kann jederzeit zusätzlich eine einzelne Person von Hand erinnern.
Unterwegs griffbereit: der Ausdruck
Für die Fahrt selbst lässt sich der Freizeitpass als PDF ausdrucken — entweder ausgefüllt, ein Blatt je Teilnehmendem, oder als leeres Vordruck-Blatt für alle, die noch nicht geantwortet haben, mit Linien zum handschriftlichen Ausfüllen vor Ort. Gesundheitsangaben sind darin farblich hervorgehoben, damit sie im Ernstfall schnell zu finden sind.
Eine eigene, kürzere Löschfrist
Weil Gesundheitsdaten ein eigenes Formular sind, bekommen sie auch eine eigene Aufbewahrungsfrist, unabhängig von der Anmeldung selbst. Nach Ablauf werden sie automatisch gelöscht — sie müssen nicht extra ausgetragen werden.
Häufige Fragen zum Freizeitpass
- Ist der Freizeitpass Pflicht?
- Nein. Er ist eine Option je Freizeit, mit einem Klick ein- oder ausgeschaltet. Ohne ihn bleibt es bei einem einzigen Anmeldeformular.
- Wie kommen Familien an ihren Freizeitpass?
- Über einen Zugangscode aus der Bestätigungsmail — kein Konto und kein Passwort nötig. Der Zugang bleibt danach für einige Zeit im Browser gespeichert, damit er sich nicht bei jedem Aufruf neu anmelden muss.
- Erinnert die Software automatisch an die Frist?
- Ja, 14 und 3 Tage vor der eingestellten Frist per Mail an alle bestätigten Anmeldungen mit hinterlegter E-Mail-Adresse. Zusätzlich lässt sich im Dashboard jederzeit einzeln von Hand erinnern.
- Was passiert mit den Gesundheitsdaten nach der Freizeit?
- Sie werden automatisch nach Ablauf einer eigens für den Freizeitpass eingestellten Frist gelöscht — unabhängig von und meist kürzer als die Aufbewahrungsfrist der übrigen Anmeldedaten.
- Kann man den Freizeitpass auch ausdrucken?
- Ja, als PDF: entweder ausgefüllt je Teilnehmendem, oder als leeres Vordruck-Blatt für alle, die ihn noch nicht online ausgefüllt haben.
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