2 Min. LesezeitFreizeitHeld
Wie lange dürfen wir Anmeldedaten speichern? Aufbewahrungsfristen für Freizeiten
Allergien, Notfallkontakte, Zahlungsbelege – nicht alles darf gleich lange gespeichert werden. Wir erklären den Grundsatz der Speicherbegrenzung nach KDG, DSG-EKD und DSGVO und zeigen, wie ein einfaches Löschkonzept aussieht.
Die Freizeit ist vorbei, die letzten Elternbriefe verschickt – und die Anmeldedaten liegen noch im System. Allergien, Notfallkontakte, Zahlungsbelege: Was davon muss weg, was darf bleiben? In der Praxis wird das selten geregelt, bis eine Anfrage zur Löschung oder eine Datenschutzprüfung kommt.
Der Grundsatz: Speicherbegrenzung
Sowohl das kirchliche Datenschutzrecht (KDG § 7 Abs. 1 Nr. 5, DSG-EKD § 5 Abs. 1 Nr. 5) als auch die DSGVO (Art. 5 Abs. 1 lit. e) formulieren denselben Grundsatz: Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es der Zweck erfordert, für den sie erhoben wurden. Eine einmal erteilte Einwilligung ist kein Freibrief für unbegrenzte Aufbewahrung.
Zwei Fristen, die zusammenspielen
- Zweckerfüllung: Sobald die Freizeit abgeschlossen und die Nachbereitung erledigt ist, müssen operative Daten wie Gesundheitsangaben oder Notfallkontakte gelöscht werden.
- Gesetzliche Aufbewahrungspflichten: Rechnungen und Zahlungsbelege unterliegen eigenen Fristen, etwa 6–10 Jahre nach § 147 AO – unabhängig davon, ob die Freizeit selbst längst vorbei ist.
Diese beiden Kategorien sollten getrennt behandelt werden: Gesundheits- und Kontaktdaten so früh wie möglich löschen, Buchhaltungsunterlagen separat und nur so lange wie gesetzlich vorgeschrieben aufbewahren.
Praxisbeispiele
- Allergien, Medikamente, Notfallkontakte: löschen, sobald die Nachbereitung der Freizeit abgeschlossen ist (z. B. nach 4–6 Wochen).
- Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten: löschen, sobald keine offenen Rückfragen mehr bestehen.
- Rechnungen/Zahlungsbelege: 6–10 Jahre nach AO aufbewahren, getrennt von den übrigen Anmeldedaten.
- Fotoeinwilligungen: so lange aufbewahren, wie das Foto verwendet wird oder bis zum Widerruf.
Ein Löschkonzept schriftlich festhalten
- Datentypen und die jeweils geltende Frist dokumentieren.
- Eine verantwortliche Person benennen.
- Wo möglich automatisierte Löschung statt manueller Kontrolle einsetzen.
- Papierunterlagen fachgerecht vernichten (DIN 66399).
Was FreizeitHeld übernimmt
Pro Formularfeld lässt sich eine eigene Aufbewahrungsfrist hinterlegen – Gesundheits- und Kontaktdaten werden automatisch nach Ablauf gelöscht, während Zahlungsdaten separat und regelkonform aufbewahrt bleiben. Vor der Löschung lässt sich der Datensatz als PDF/Excel exportieren, falls ein Nachweis gebraucht wird.