13. Oktober 20262 Min. LesezeitPaul Artjomow

Kirchliche Freizeit online anbieten: In einem Nachmittag startklar

Eine kirchliche Freizeit online anbieten ist kein IT-Projekt: Vier Schritte, die in einem Nachmittag erledigt sind, mit Datenschutz nach DSG-EKD und KDG im Blick und einem Preis, den ihr vorab kennt.

Zettel im Pfarrbüro, Anmeldungen per Mail, eine Excel-Liste, die nur eine Person versteht: So laufen viele kirchliche Freizeiten noch immer. Eine kirchliche Freizeit online anzubieten klingt nach IT-Projekt, Datenschutzprüfung und Budget. In der Praxis ist es ein Nachmittag Arbeit, wenn ihr wisst, in welcher Reihenfolge ihr vorgeht.

Warum online statt Zettel und Excel

Bei einer Freizeit sammelt ihr sensible Daten: Gesundheitsangaben, Notfallkontakte, Einwilligungen. Auch die EKD stellt mit dem Digitalen Freizeitpass ein Angebot vor, das diese Daten rechtssicher und datenschutzkonform erfassen soll. Ein Online-Formular hat gegenüber Zetteln einen klaren Vorteil: Alles liegt an einer Stelle, ihr müsst nichts abtippen, und Löschfristen lassen sich automatisieren.

In vier Schritten startklar

Rechnet mit einem Nachmittag:

Schritt 1: Formular anlegen. Felder für Kind, Eltern, Notfallkontakt und Gesundheitsangaben. Fragt nur ab, was ihr wirklich braucht (worauf ihr bei Gesundheitsdaten achten solltet).
Schritt 2: Einwilligungstexte hinterlegen. Gesundheitsdaten, Fotos und Datenverarbeitung getrennt abfragen (so funktioniert die Foto-Einwilligung).
Schritt 3: Plätze und Warteliste festlegen. Kontingent je Altersgruppe, automatisches Nachrücken (faire Warteliste).
Schritt 4: Beiträge hinterlegen. Beitrag, Geschwisterrabatt, Anzahlung mit Fälligkeit. Das Geld läuft weiter direkt auf euer Gemeindekonto.

Datenschutz: Das solltet ihr vorher prüfen

Serverstandort: Deutschland (Hetzner, Gunzenhausen), Datenbank in der EU.
AV-Vertrag: Ihr schließt ihn beim Einrichten ab, er nimmt in § 9 ausdrücklich Bezug auf DSG-EKD und KDG.
Automatische Löschung: Aufbewahrungsfristen pro Formular, abgelaufene Anmeldungen werden automatisch gelöscht (mehr zu Aufbewahrungsfristen).
Rollen und Zugriffsrechte: Nicht jede:r Mitarbeitende sieht alle Gesundheitsdaten, technisch über Datenbank-Policies abgesichert.

Kirchen dürfen nach Art. 91 DSGVO eigene Datenschutzregeln anwenden (DSG-EKD, KDG). Ob ein Tool zu eurer Gemeinde passt, entscheidet am Ende eure Datenschutzbeauftragte oder euer Datenschutzbeauftragter. Die Punkte oben sind eine Grundlage für dieses Gespräch, keine Unbedenklichkeitserklärung.

Was kostet das?

Es gibt einen Tarif: 199,99 € pro Jahr inklusive MwSt., mit unbegrenzten Formularen und Freizeiten. Bei 60 Anmeldungen sind das rund 3,33 € pro Anmeldung, bei mehr Anmeldungen sinkt der Betrag. Die ersten 14 Tage sind kostenlos, ohne Kreditkarte. Der Test endet automatisch, wenn ihr keine Zahlungsmethode hinterlegt. Gekündigt wird selbst im Dashboard, zum Ende des Abrechnungsjahres.

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Probiert es aus: 14 Tage kostenlos, und wenn es nichts für euch ist, habt ihr nichts verloren.

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